酒店开业筹备是一项充满挑战的系统工程，而开业运营物资（OS&E）采购更是重中之重，直接关系到酒店能否顺利开业。

基于多家国际品牌酒店开业筹备的实战经验，我们总结一套高效实用的酒店开业运营物资OS&E采购管理策略，供大家参考：

一、科学规划时间轴：倒排工期是关键

要想顺利完成酒店开业运营物资OS&E采购，始于精准的时间管理。

面对成千上万种物资的生产周期和物流配送，建议至少在开业前8至10个月开始着手开业采购工作。

以下是时间规划表：

1、战略准备期（开业前8-10个月）

组建业主方及管理方的酒店开业采购团队，明确分工职责。

寻找合格的供应商，精心筛选出合作伙伴。

这一阶段的重点任务包括：制定详尽的开业采购计划、确立采购流程制度，以及确认开业所需的采购清单、精选供应商名单和合理的采购预算方案。

2、询价定样期（开业前6-8个月）

启动供应商样品流程，深入市场调研，构建详尽的价格信息库。

确保对布草、餐具、制服等长周期定制物资的样品进行严格确认与封样。

这一阶段的重点任务包括：完善的样品仓库、做好采购成本分析报告、优化后的采购预算。

3、招标签约期（开业前5-6个月）

按开业采购物资类别进行合理分包

完成招标、评标、定标全流程

与所有中标供应商签订采购合同

核心要点：此阶段是确保按时开业的关键时期，需要按时完成所有采购合同的签订工作。

如果业主公司流程相对较长的情况下，需要预留更多时间。

4、生产跟踪期（开业前3-4个月）

供应商按计划组织生产

采购团队实施紧密跟单

工作成果：采购物资生产进度报告

5、物流收货期（开业前1-2个月）

根据酒店工程进度，安排物资运输配送。（例如有的酒店提前通知客房床垫到货，但酒店工程尚未完工，导致产生仓储费和二次搬运费，因此，需要无缝对接）

仓库准备就绪，实施分批收货

严格执行到货验收

工作成果：物资到货时间表、入库验收单、固定资产交接清单（业主方与酒店运营团队可以同时做好固定资产交接）

6、安装分发期（酒店开业试住前1个月内）

将开业运营物资分发至酒店各运营区域

完成安装调试工作

工作成果：酒店所有区域达到开业状态

二、把握三大关键控制点

1、时间最重要

开业OS&E采购涵盖了数以万计的运营物资，包括那些需要45至90天生产周期的定制产品。

为了确保一切顺利，至少要在开业前5至6个月完成合同签订。

这样做可以为生产和物流提供充足的时间缓冲，从而避免因延误而导致的开业推迟或不必要的高额空运费用。

简而言之，提前规划和采购合同签订对于OS&E采购至关重要。

2、样品定质量

重要物资都需要要先看样品，必须封存样品作为验收标准。这样可以避免收货时出现质量问题。

3、团队协作

业主方团队与酒店运营团队共同参与至关重要。

运营团队懂实际使用需求，业主团队负责招标采购，双方配合才能买到既好用又合规的物品。

三、建立专业采购管理体系

1、供应商管理

多找几家供应商，建立考核机制，培养长期合作伙伴。

2、质量控制

从样品确认到生产检查，再到最后验收，每个环节都要严格把关。

3、成本和预算控制

通过深入市场调研，构建了一个全面的基准价格数据库。

在确认开业采购清单阶段，重点把关数量和拟招投标的品牌。

在此基础上，做好各项物资的成本分析，对采购和分包方案进行精心优化。

目标是在确保产品品质的同时，实现成本的最优化，控制好采购预算。

四、实战经验总结

1、倒排计划，预留缓冲

每个环节都提前两周安排，应对突发状况。

2、长周期物资优先

定制类、进口类、工艺复杂的物品要优先安排。

3、采购合同与封样并重

采购合同要写清楚，样品要保存好，这是解决纠纷的依据。

通过这套方法，我们已经帮助多家酒店顺利完成开业采购，既节省了成本，又保证了开业进度。

虽然开业采购工作量大、很繁琐，但只要方法得当，团队协作，就一定能够顺利完成。